使用A4尺寸的文件盒，装满后立即整理

A4尺寸的文件盒堪称办公室收纳利器。我们可以把后面即将提到的透明A4单片文件夹竖着放进文件盒里收纳，而且将形状各异、大小不一的东西统一放在A4单片文件夹内，也能让办公桌与储物柜显得更加整洁。另外，文件盒非常轻便，单手就能拿起来，它自己也能“站”得住，任意抽出其中的一个，两旁的盒子也不会倒下来。

那盒子装满了怎么办呢？先别急着加新盒子，趁机清理一下吧。千万别想着等项目结束了再收拾，任由文件塞满盒子，不但找东西的时候会特别费时，工作效率也会直线下降。项目还没结束也没关系，只要盒子装满了，就按下一页介绍的步骤整理，顺便调整一下心情。一旦养成及时整理的习惯，就能进一步提升工作效率。

文件盒整理的4大步骤

1　尽快把装满的盒子拿出来

觉得资料文件放得太满，不好拿取，就说明整理的时候到了，及时整理能有效提高工作效率。千万别在这个时候拖延，再忙也要立刻动手。

2　把盒子里的东西全部拿出来

“全部拿出来”是整理的基本原则。有些人为了节约时间省去这一步，直接在盒子里找不需要的文件。殊不知把东西摆出来更容易判断，更节省时间。

3　分成“要归位的”和“要扔掉的”

从左到右分别是“还有用，要放回盒子里的文件”“整理后需要归位的空文件夹”和“要处理掉的文件”。

4　放回原位

把整理好的盒子放回原位。“判断一件物品有没有必要留下”的能力与各种工作都密切相关，我们可以把整理文件盒当成一种技能训练。

文件盒的设置原则

“进行中”比“待定”更好

“待定项目的议案”与“周期很短的小项目”也会产生一些文件与笔记。千万别把它们堆在办公桌的角落，设置一个专用的文件盒吧。切记，文件盒的标签不要写“待定”，用更加积极乐观的“进行中”会更好。

贴标签也是为他人行方便

标签不仅能方便自己，在你突然请假的时候，它们也能大展身手。上司和同事一看标签就知道文件放在哪儿了，有什么需要别人帮忙的事情，沟通起来也会更顺畅。外出办公时想请同事帮忙确认一下文件，也能三言两语交代清楚。

DIY改造

要是你觉得公司发的文件盒不好看，或是不合心意，让人提不起劲来整理，那就动手改造一下吧！成就感虽小，但舒心的环境有助于提升干劲，进而提高工作效率。

用装饰胶带点缀贴标签的区域算是最简便易行的改造方法了。用专业的标签打印机也不错，因为打印出来的标签显得更整齐。改造文件盒的确要费些心思，但好在能让自己神清气爽地投入工作，还是很值得的。